Voorwaarden voor het monitoren van telefoongebruik van werknemer

De Rechtbank Zeeland-West-Brabant heeft recent uitspraak gedaan in een zaak waarin een werknemer tijdens werktijd excessief gebruik had gemaakt van WhatsApp en de werkgever de daarmee gespendeerde tijd op zijn loon wilde inhouden. De rechtbank oordeelde: veelvuldig privégebruik van een zakelijke telefoon leidt tot verrekening van loonvordering. Om hier achter te komen, heeft de werkgever klaarblijkelijk de werknemer gemonitord. Dit is niet verboden, maar er zijn wel voorwaarden aan verbonden.

Werkgevers hebben verschillende mogelijkheden en manieren om (al dan niet automatisch) allerlei informatie over hun werknemers te verzamelen. Denk aan cameratoezicht, telefooncentrales, fysieke toegangspoorten en computersystemen. Deze mogelijkheden kunnen meerdere doelen hebben (toegangspoorten bijvoorbeeld ter beveiliging), waaronder ook het controleren van werknemers.

Monitoren van werknemers is niet verboden. Werkgevers moeten daarbij echter wel rekening houden met de privacy van de werknemers. Werknemers mogen niet stelselmatig gevolgd worden. Monitoring is toegestaan als dit ad hoc gebeurt en de werkgever daarbij voldoet aan de voorwaarden uit de Wet bescherming persoonsgegevens. Dit zijn:

• Het hebben van een gerechtvaardigd belang. Dit belang moet zwaarder wegen dan het privacybelang van de werknemers
• Rekening houden met het recht op vertrouwelijke communicatie van de werknemers
• Voldoen aan de beginselen van proportionaliteit en subsidiariteit: er zijn geen andere manieren mogelijk om het doel te bereiken, die minder ingrijpend zijn voor de privacy van de werknemers
• Melden van de controle bij de Autoriteit Persoonsgegevens
• Informeren van de werknemers over de regels voor het (privé) gebruik van e-mail, telefoon en internet
• Het vragen van instemming aan de ondernemingsraad (OR)

Wanneer er sprake is van heimelijke controle (dus zonder dat de werknemers het weten), moeten werkgevers rekening houden met extra voorwaarden.

In de recente uitspraak van de kantonrechter in Tilburg ging het om monitoring van zakelijk telefoongebruik van een werknemer. De Autoriteit Persoonsgegevens stelt dat de werkgever bij vermoeden van misbruik de kosten van het telefoongebruik en het belgedrag in de gaten mag houden. De werkgever kan bijvoorbeeld maandelijks een geanonimiseerde rapportage ontvangen van alle duurste gesprekken die met de telefoon zijn gevoerd. De werkgever kan steekproefsgewijs achterhalen welke werknemer verantwoordelijk is voor die dure gesprekken, waarna de werknemer de mogelijkheid krijgt om uitleg te geven.

Voor elke vorm van monitoring gelden buiten bovengenoemde voorwaarden mogelijk nog aanvullende voorwaarden waaraan de werkgever moet voldoen (denk aan het (doorlopend) opnemen van telefoongesprekken, het plaatsen van camera’s op de werkvloer, controle van het gebruik van social media, et cetera). Bent u benieuwd of u als werkgever uw werknemers op de juiste manier monitort, of wilt u weten hoe u bepaalde activiteiten op de juiste manier kunt monitoren? Neem dan gerust contact met ons op.