Inzageverzoeken: handvatten voor een zorgvuldige respons

18/11/2019 - Onze samenleving is zich steeds meer bewust van privacy en de rechten die hieraan verbonden zijn, zoals het recht op inzage. Dit recht geeft betrokkenen de mogelijkheid om organisaties te verzoeken een volledig overzicht te geven van de persoonsgegevens die over hem/haar worden verwerkt. In onze laatste blog las u dat het Hof onlangs heeft bepaald dat het recht op inzage ruim moet worden uitgelegd en dat zelfs interne notities hiervan niet zijn uitgesloten.

Belang van een zorgvuldige respons

Inzageverzoeken blijven een struikelblok voor organisaties: binnen een maand inzichtelijk maken welke persoonsgegevens van een betrokkene worden verwerkt blijkt een uitdaging. Ook bestaat onzekerheid over welke informatie organisaties precies moeten verstrekken om een ‘volledig’ inzicht te geven van persoonsgegevens die zij van een betrokkene verwerken. Ondanks onduidelijkheden rond inzageverzoeken is het wel van belang hier zorgvuldig mee om te gaan. Niet tijdig of niet volledig reageren op inzageverzoeken kan zorgen voor een boete van de Autoriteit Persoonsgegevens. Daarnaast kan dit een reden zijn voor betrokkenen om een klacht in te dienen; dit kan nadelige gevolgen hebben voor de reputatie van uw organisatie.  

Deze blog biedt een aantal handvatten die uw organisatie helpt om (tijdig) te voldoen aan inzageverzoeken. 

  1. Herken een inzageverzoek - Het lijkt misschien vanzelfsprekend, maar het is van belang dat uw organisatie een inzageverzoek als zodanig herkent. Inzageverzoeken kunnen op meerdere manieren en op verschillende afdelingen binnenkomen waardoor de kans groot is dat het verzoek blijft liggen. Het is daarom van belang dat uw werknemers inzage-verzoeken herkennen en weten wat zij moeten doen als zij dergelijk verzoek ontvangen.  
    Tip: indien het verzoek bij de juiste afdeling is gekomen, informeer de afzender dan direct dat het verzoek in goede orde is ontvangen en in behandeling wordt genomen.  
  2. Stel de identiteit van de verzoeker vast - Het verstrekken van persoonsgegevens aan de verkeerde persoon kan nadelige gevolgen hebben. Het is daarom van belang dat u de identiteit van de verzoeker vaststelt, zodat u voorkomt dat persoonsgegevens worden gedeeld met onbevoegden. Het is daarom zaak om de indiener van het inzageverzoek zorgvuldig te identificeren. Dit kan zowel online als op fysieke wijze. Let op: maak geen kopie van bescheiden waarmee de betrokkene zich identificeert, maar registreer enkel het feit dat de betrokkene zich succesvol heeft geïdentificeerd.
  3. Beoordeel het verzoek - Indien de betrokkene om inzage vraagt in zijn/haar persoonsgegevens, hoeft u daar niet altijd zonder meer gehoor aan te geven. Allereerst is het van belang dat het verzoek niet buitensporig is, maar voldoende bepaald. Zo oordeelde de rechtbank in een uitspraak van 20 juni jl. dat een verwerkingsverantwoordelijke kan weigeren mee te werken aan een inzageverzoek indien dit verzoek zo omvangrijk is dat het daardoor te kostbaar wordt om hieraan te voldoen. U kunt de verzoeker in dit geval vragen diens inzageverzoek nader te speci-ficeren. Daarnaast kan het inzagerecht beperkt worden indien het wordt misbruikt. De rechtbank oordeelde in deze uitspraak dat hiervan sprake is indien een inzageverzoek wordt ingediend om deze informatie te kunnen gebruiken voor het voeren van verweer in een gerechtelijke procedure.  
  4. Afhandeling van een verzoek - Wanneer duidelijk is of en hoe gehoor moet worden gegeven aan het inzageverzoek verzamel je alle bescheiden die betrekking hebben op persoonsgegevens van de betrokkene. Zorg ervoor dat persoonsgegevens die geen betrekking hebben op de betrokkene achterwege gelaten wordenHet inzageverzoek mag namelijk geen afbreuk doen aan de rechten en vrijheden van anderen. In een recente uitspraak over het inzagerecht oordeelde het hof echter dat een inzageverzoek niet zonder meer kan worden afgewezen omdat de gegevens óók betrekking hebben op andere natuurlijke personen. Indien deze documenten kunnen worden geannonimiseerd, gaat het inzageverzoek alsnog op. Let op: na ontvangst van het verzoek heeft u in beginsel één maand om te reageren. Afhankelijk van de complexiteit van de verzoeken en het aantal verzoeken kan die termijn mogelijk met nog twee maanden worden verlengd. U dient de betrokkene binnen één maand na ontvangst van het verzoek op de hoogte te brengen van een verlenging 
  5. Richt een procedure in - Inzageverzoeken zijn waarschijnlijk niet eenmalig, maar zullen vaker terugkeren. Het is daarom aan te raden om een procedure in te richten waardoor u tijdig en adequaat kunt reageren op inzageverzoeken. Breng de procedure vervolgens ook goed onder de aandacht bij de relevante medewerkers zodat zij inzageverzoeken kunnen herkennen en weten wat zij moeten doen wanneer een inzageverzoek binnenkomt. 

Heeft u vragen naar aanleiding van deze blog? Neem dan contact met ons op. Daarnaast organiseert Considerati een inzage-event op donderdag 12 december aanstaande. Het event begint om 15:45 en vindt plaats op ons kantoor aan de Boelelaan te Amsterdam. Tijdens dit event zal Considerati presentaties verzorgen waarin onder andere wordt ingegaan op ontwikkelingen rond het recht op inzage en de hieraan verbonden verzoeken. Klik hier voor meer informatie en om u gratis aan te melden.  

Evelijn van Wanroij Juridisch Adviseur

Heeft u nog vragen?

Contact