Interne notities vallen onder het recht op inzage

1/10/2019 - Hoe ver strekt het inzagerecht? Welke documenten overhandigt u? En in welke vorm? Het Gerechtshof in Den Haag oordeelde recentelijk dat interne (vertrouwelijke) notities niet zonder meer zijn uitgesloten van het recht op inzage. Dit recht op inzage kan eventueel worden beperkt voor zover het de rechten en vrijheden van anderen beperkt, bijvoorbeeld wanneer de privacy van anderen in het geding is. Lees hieronder de belangrijkste conclusies en de gevolgen van die uitspraak.

Wat zegt het hof?

In deze uitspraak geeft het Hof aan dat de reikwijdte van het recht op inzage niet alleen direct identificerende persoonsgegevens omvat, maar “iedere informatie die vanwege haar inhoud, doel of gevolg is gelieerd aan de betrokkene, ongeacht of het om objectieve of subjectieve (meningen, oordelen) informatie gaat en waarmee de betrokkene redelijkerwijs identificeerbaar is voor het bedrijf of enig ander persoon”. Dit kan dus ook interne vertrouwelijke notities bevatten.

Persoonsgegevens verstrek je in de vorm die ten goede komt aan het realiseren van de doelstelling van het inzagerecht. Dit betekent dat een betrokkene moet kunnen controleren of de verwerkingsverantwoordelijke conform de AVG handelt. In welke vorm de verwerkingsverantwoordelijke de persoonsgegevens in een concreet geval verstrekt, moet van geval tot geval worden beoordeeld. Zo is het bij complexe, grootschalige verwerkingen passend om een overzicht te verstrekken, terwijl het bij eenvoudige, kleinschalige verwerkingen passend is kopieën te verstrekken. Bestaan de persoonsgegevens ook uit feitelijke en waarderende gegevens die gaan over eigenschappen of gedragingen van natuurlijke personen, dan passen de gegevens niet in een overzicht, aldus het Hof. De oplossing is dan een kopie van het document, waarin eventueel delen zijn zwartgemaakt.

Gevolgen

Deze ruimere interpretatie van het recht op inzage kan een grote administratieve druk op organisaties leggen. Een interne notitie in het CRM systeem, een mailwisseling over sollicitaties of een gespreksverslag over een casusbehandeling kunnen hiermee ook onder het recht van inzage vallen. Indien een betrokkene een verzoek tot inzage bij uw organisatie indient, dan is het van belang om ook met interne notities rekening te houden.

Daarbij is relevant dat organisaties een afweging moeten maken op basis van art. 15 lid 4 AVG. Dat artikel bepaalt dat het recht om een kopie van de persoonsgegevens te verkrijgen geen afbreuk mag doen aan de rechten en vrijheden van anderen. Hierdoor zullen verwerkingsverantwoordelijken bijvoorbeeld persoonsgegevens van anderen moeten weglakken. Een derde die schade ondervindt is bijvoorbeeld een werknemer die de notitie in het CRM-systeem zet. Wie de uitlating heeft gedaan is immers niet relevant voor de beoordeling van de rechtmatigheid van de gegevensverwerking (waarvoor de AVG bedoeld is), terwijl het wel aantasting kan opleveren van de rechten van de personen die de uitlating heeft gedaan.

Meer weten?

Kortom, deze uitspraak vergt een uitgebreide aanpak van het recht op inzage. Wellicht dient u uw procedure rondom rechten van betrokkenen hierop aan te passen, of is het raadzaam om eens een test verzoek te doorlopen. Considerati heeft ruime ervaring met het opzetten van dergelijke procedures en denkt graag met u mee over een praktische oplossing. Mocht u hier vragen over hebben vanuit juridisch-, of PA-perspectief dan kunt u vrijblijvend contact met ons opnemen.

Wietze Plantinga Stagiair legal practice

Heeft u nog vragen?

Contact