Het dubbele petten vraagstuk in de jeugdzorg

04/04/2024 - Het bepalen wie verantwoordelijk is voor de verwerkingen van persoonsgegevens binnen het jeugdzorgproces kan verwarring veroorzaken bij de jeugdhulpverlener. Bij een samenwerking tussen de gemeente en het jeugdteam kan namelijk de situatie ontstaan waar de jeugdhulpverlener zowel namens de gemeente als voor het jeugdteam persoonsgegevens verwerkt. De jeugdhulpverlener verzamelt dan persoonsgegevens van de jeugdige en het gezin met ‘twee petten op’. 

Taakverdeling jeugdzorg

De taakverdeling in het kader van jeugdzorg wordt geregeld in de Jeugdwet. Daar wordt een onderscheid gemaakt tussen enerzijds de toeleidingstaak van de gemeente en anderzijds de hulpverleningstaak van de jeugdhulpverlener. Bij de uitvoering van de toeleidingstaak moet de gemeente ervoor zorgen dat de jeugdige naar de juiste hulp of voorziening wordt toegeleid. Bij de hulpverleningstaak gaat het om het daadwerkelijk verlenen van hulp aan de jeugdige en aan het gezin.

Om deze taken uit te voeren moeten de gemeente en de jeugdhulpverlener, voor eigen verantwoordelijkheid, onder meer gezondheidsgegevens en het BSN van jeugdigen verzamelen. In de praktijk wordt de toeleidingstaak van het college van B&W vaak doorgegeven (bijvoorbeeld via mandaat of delegatie) aan de jeugdhulpverlener (het wijkteam) van de desbetreffende gemeente. Het verschilt per gemeente hoe zij dit precies organiseren. Zo kan door de gemeente een Besloten Vennootschap (BV) of Stichting worden opgericht, waar dan zowel de toeleidingstaken als de hulpverleningstaken worden uitgevoerd. Ook kan ervoor gekozen worden om de toeleidingstaak toch binnen de eigen gemeentelijke organisatie te regelen. Het doorgeven van de toeleidingstaak van de gemeente aan de jeugdhulpverlener is praktisch gezien wenselijk. De jeugdige en het gezin hebben dan één aanspreekpunt voor hun hulpvraag. Daarentegen kan voor de vraag wie de verantwoordelijkheid draagt voor de verwerkingen van persoonsgegevens, verwarring ontstaan.

De jeugdhulpverlener draagt twee petten

Als de toeleidingstaak van de gemeente is doorgegeven aan de jeugdhulpverlener, zal laatstgenoemde dus zowel de toeleidingstaak als de hulpverleningstaak uitvoeren. Vaak is het voor de jeugdhulpverlener dan onduidelijk op welk moment er gedurende het proces, voor welke taak, persoonsgegevens worden verzameld. Je zou zelfs kunnen stellen dat gegevens gelijktijdig voor beide taken worden verzameld. Hiermee ontstaat het zogenoemde dubbele pettenvraagstuk. De jeugdhulpverlener heeft een pet op voor de toeleidingstaak, waar deze alleen de noodzakelijke gegevens mag verzamelen om een juiste voorziening te kunnen aanwijzen. Daarnaast heeft de jeugdhulpverlener een tweede pet op voor het daadwerkelijk verlenen van jeugdhulp, waar meer gedetailleerde informatie wordt verwerkt om de jeugdige om het gezin passende hulp te kunnen bieden. Er wordt dan dieper ingegaan op de hulpvraag van de jeugdige. Voor deze informatie heeft de jeugdhulpverlener een geheimhoudingsplicht.

De Vereniging voor Nederlandse Gemeenten (VNG) heeft voor deze taken helder onderscheid gemaakt:

*Bron: Vereniging van Nederlandse Gemeenten, wijkteams en pettenvraagstuk, als hulp en toeleiding samenkomen, 11/2020.

Voor dit vraagstuk is het van belang dat de jeugdhulpverlener goed voor ogen moet houden dat deze niet één, maar twee verschillende taken uit de Jeugdwet uitvoert. Vanuit privacy oogpunt is het dan wenselijk dat er twee dossiers, namelijk een ‘toeleidingsdossier’ en ‘hulpverleningsdossier’ worden opgesteld. Echter, dit levert aan de praktische kant extra (denk)werk op voor de jeugdhulpverlener en verhoogt de administratieve last. Vaak laten de rol van toeleider en hulpverlener zich namelijk niet zo duidelijk scheiden. De jeugdhulpverlener moet zich er dan continu van vergewissen met welke pet op deze aan het werk is, en in welk dossier, welke informatie geplaatst moet worden. Terwijl de jeugdhulpverlener zich juist moet kunnen focussen op het ondersteunen van de jeugdige en het gezin. 

Concrete uitgangspunten en praktische oplossingen

Concrete uitgangspunten die voor dit vraagstuk kunnen worden meegenomen zijn:

• Zorg er als gemeente voor dat bij oprichting van het jeugdteam, ook aan privacy implicaties wordt gedacht. Welke privacy gerelateerde voor- en nadelen heeft een mandaat of delegatie? Een Stichting of een Besloten Vennootschap? Win hier tijdig advies over in.
• Het is van belang dat een keuze gemaakt wordt over, hoe en wanneer de twee petten ‘afgewisseld’ worden, zodat uniform gehandeld wordt met betrekking tot dit vraagstuk en dat duidelijk is voor de jeugdhulpverlener hoe hier mee om te gaan. Het opstellen van twee verschillende dossiers is daarbij aan te raden. Zo kan eerst begonnen worden met het opstellen van een toeleiding dossier. Zodra duidelijk wordt dat de jeugdhulpverlener vanuit zijn hulpverleningsrol zorg kan gaan bieden (dus als de “instemming voor jeugdhulp” wordt gegeven) kan dieper op de problematiek worden ingegaan. De informatie die vanaf het instemmingsmoment wordt verzameld kunnen dan als separate notities in een hulpverleningsdossier worden opgeslagen.
• Ook kan ervoor gekozen worden om een technische oplossing te zoeken. Zo zou binnen een cliëntvolgsysteem een label ‘toeleiding’ of ‘hulpverlening’ aan informatie worden gehangen. Met de labels kan dan makkelijk onderscheid in het oog worden gehouden welke informatie, voor welk doel, is verzameld.

Duidelijkheid vooraf over dubbele petten

Kortom, een passende oplossing voor dit vraagstuk zal per gemeente verschillen, afhankelijk van hoe de jeugdzorg is georganiseerd binnen een bepaalde gemeente. Vervolgens moeten de privacyvraagstukken onderling tussen de gemeente en het jeugdteam worden opgelost, waarbij de verantwoordelijkheden uit de AVG vooraf duidelijk zijn verdeeld. Tevens dient het opstellen van dossiers werkbaar te blijven voor de jeugdhulpverlener, zodat deze zo min mogelijk geremd wordt door dit vraagstuk in zijn of haar dagelijkse werkzaamheden.