Grenzen aan digitale monitoring op de werkvloer

20/08/’21 - Sinds de coronapandemie maken steeds meer organisaties gebruik van nieuwe technologieën om werknemers in de gaten te houden. Daarbij verzamelen ze gegevens over werknemers die ze analyseren met behulp van kunstmatige intelligentie. Door middel van digitale hulpmiddelen, zoals gezichtsanalyses bij videosollicitaties, software om de thuiswerkers te controleren, trackingsystemen in bedrijfsauto’s om de locatie te volgen en smartwatches om de gezondheid te meten, worden sollicitanten gescreend en werknemers gecontroleerd op hun functioneren. Organisaties verwachten dat deze digitale hulpmiddelen hen in staat stellen om beter onderbouwde beslissingen te nemen, bijvoorbeeld bij het aannemen van nieuw personeel, en zo het werk te kunnen optimaliseren. Het is echter niet altijd toegestaan om medewerkers en sollicitanten te monitoren met behulp van digitale hulpmiddelen. Aan welke regels werkgevers moeten voldoen om toch digitale hulpmiddelen in te zetten op de werkvloer lees je in onderstaand blog.

Rapport Rathenau Instituut

Het Rathenau Instituut, dat zich al ruim 30 jaar bezighoudt met onderzoeken en debat over de impact van wetenschap, innovatie en technologie op de samenleving, waarschuwt in haar rapport “Werken op waarde geschat” voor doorgeschoten monitoring op de werkvloer. Het kan de privacy van de werknemer namelijk schaden, het kan tot discriminatie leiden bij werving- en selectieprocessen en het kan bijdragen aan een toenemende werkdruk. Digitale hulpmiddelen waarmee het gedrag van werknemers gemonitord kan worden, zijn bedoeld om werknemers te ondersteunen en niet om de autonomie van de werknemer weg te nemen. Het instituut vraagt organisaties, werknemers en de overheid om grenzen te stellen aan digitale hulpmiddelen.

Voorwaarden voor monitoring

Als uw organisatie digitale hulpmiddelen wil inzetten voor het monitoren van de werknemer, dan zijn daar een aantal regels uit de AVG aan verbonden. In de eerste plaats moet de organisatie een doel hebben voor het monitoren en moet het noodzakelijk zijn om uw werknemers te controleren. Dat wil zeggen dat het doel niet op een minder ingrijpende manier kan worden bereikt. In de tweede plaats dient het belang van de organisatie om de controle uit te voeren zwaarder te wegen dan de privacy van de werknemer. U moet dit kunnen beargumenteren. In de derde plaats dient de werknemer van tevoren te worden geïnformeerd over de mogelijke controle. Heimelijke (stiekeme) controle van werknemers is normaal gesproken niet toegestaan, tenzij aan een aantal extra voorwaarden voor heimelijke controle wordt voldaan. In de vierde plaats moet de invoering van digitale hulpmiddelen zoals monitoring-software of andere volgsystemen eerst aan de ondernemingsraad (OR) worden voorgelegd, mits uw organisatie een OR heeft. In de laatste plaats dient u een DPIA uit te voeren als u stelselmatige monitoring van persoonsgegevens wilt inzetten om de activiteiten van uw werknemers te controleren. Uit nationale rechtspraak blijkt dat de rechter wel degelijk de werkgever op de vingers kan tikken als niet wordt voldaan aan bovenstaande voorwaarden voor monitoring.

Tips & tricks

Voordat u overgaat tot monitoring dient u er goed over na te denken waarom u de werknemer wilt monitoren en hoe u dit doel op de minst ingrijpende manier gaat bereiken. U kunt daarvoor de doelgroep van de monitoring zo klein mogelijk houden, bijvoorbeeld door het monitoren van een enkele medewerker of afdeling in plaats van de gehele organisatie. Het vooraf informeren van de werknemers kunt u doen aan de hand van gedragsregels of een protocol. Daarnaast dient u rekening te houden met de vertrouwelijkheid van communicatie van werknemers. Zo mag u geen e-mails lezen die duidelijk privé zijn.

 

Eline Roos Legal Consultant

Hulp nodig?

Considerati biedt ondersteuning in het doorgronden van nieuwe monitoringstechnieken en wat deze digitale hulpmiddelen betekenen voor de privacy van de werknemers. Bent u op zoek naar dergelijke ondersteuning of wilt u meer informatie over privacy binnen de arbeidsverhouding? Neem dan contact op met Considerati.