Nieuwe AVG regels bij grensoverschrijdende zaken: betere samenwerking in zicht?

27/07/2023 - Op 4 juli 2023 heeft de Europese Commissie (hierna: Commissie) een voorstel (hierna: voorstel) gepubliceerd ter verbetering van het one stop shop mechanisme onder de AVG (hierna: OSS). Het voorstel moet bijdragen aan een betere samenwerking tussen de toezichthouders van verschillende lidstaten. Hiertoe stuurt het voorstel op effectievere rechtsbescherming en meer rechtszekerheid door middel van harmonisatie. In onderstaande blog lees je meer over de huidige tekortkomingen van het OSS en over de concrete voorstellen die de Commissie doet.

Het one stop shop mechanisme

Het OSS is een procedureel mechanisme wat van toepassing is bij grensoverschrijdende gegevensverwerking. In gevallen waarin organisaties persoonsgegevens verwerken van betrokkenen in meerdere lidstaten, biedt het OSS organisaties de mogelijkheid om te schakelen met één toezichthouder. In zulke gevallen kan één toezichthouder, gevestigd in het land waar de organisatie haar hoofdvestiging heeft, aangeduid worden als ‘leidende toezichthouder’.

Het OSS is hoofdzakelijk opgezet om een consistente interpretatie van de AVG te bevorderen in gevallen waar verschillende toezichthouders betrokken zijn bij de grensoverschrijdende gegevensverwerkingen. Het OSS biedt organisaties daarnaast de mogelijkheid om over een geschil te communiceren met de leidende toezichthouder in plaats van met meerdere betrokken toezichthouders tegelijkertijd. Eveneens van belang is het feit dat betrokkenen, door het OSS, zich kunnen wenden richting hun lokale toezichthouder, waardoor het voor betrokkenen niet vereist is om met toezichthouders in andere lidstaten te schakelen.

De praktijk leert echter dat het huidige OSS gepaard gaat met een inefficiënte afwikkeling van geschillen. Door procedurele verschillen tussen de toezichthouders is er vaak sprake van administratieve problemen. Hierdoor wordt de effectieve samenwerking gehinderd. Mede op basis van aanbevelingen van de EDPB, die in 2022 de tekortkomingen van het OSS documenteerde, is nu het nieuwe voorstel van de Commissie gepubliceerd.

Tekortkomingen OSS

De Commissie identificeert in het voorstel een drietal tekortkomingen van het huidige OSS.

Klachten

Allereerst zet de Commissie uiteen dat toezichthouders onder het huidige OSS verschillende interpretaties hanteren ten aanzien van de vorm van een klacht, de betrokkenheid van klagers bij de procedure en de afwijzing van klachten. Wat door sommige toezichthouders als een geldige klacht wordt beschouwd, kan door andere toezichthouders worden afgewezen vanwege het ontbreken van relevante informatie. Bovendien verlenen sommige toezichthouders aan klagers dezelfde rechten als de partijen waartegen het onderzoek gericht is, terwijl andere toezichthouders klagers minimaal of helemaal niet bij het onderzoek betrekken. Ook wordt door sommige toezichthouders een formeel besluit genomen om alle klachten die niet worden doorgezet af te wijzen, terwijl andere toezichthouders deze aanpak niet volgen. Dit betekent dat de rechten van klagers sterk afhankelijk zijn van het beleid wat de bevoegde toezichthouder hanteert.

Procedurele rechten van de betrokkene partijen

Ook is er veel discrepantie tussen de toezichthouders met betrekking tot de procedurele rechten van de partijen die onderzocht worden. Zo verschilt het per lidstaat in hoeverre deze partijen aanspraak maken op het recht om gehoord te worden of het recht op toegang genieten. Dit resulteert in rechtsonzekerheid en onduidelijkheid voor bedrijven die worden onderzocht. De Commissie zet uiteen dat het recht op verdediging een fundamenteel uitgangspunt is in de Europese Unie en dat de partijen die worden onderzocht, gezien de zwaarte van de sancties die kunnen worden opgelegd, vergelijkbare waarborgen moeten genieten als partijen in strafrechtelijke procedures. De verschillende interpretaties van de toezichthouders staan dit in de weg. Deze verschillende benaderingen zijn niet verenigbaar met artikel 60 AVG, wat toeziet op de uitoefening van een eerlijk proces voorafgaand aan het ontwerpbesluit wat door de leidende toezichthouder wordt ingediend.

Internationaal samenwerkingsmechanisme en geschillenbeslechting

Als oplossing voor verschillende interpretaties, biedt het OSS de mogelijkheid aan de toezichthouders om bij grensoverschrijdende gevallen – waarin verschillende regels gelden – toch tot een consensus te komen. Echter ziet de Commissie ook in deze ‘oplossingstool’ tekortkomingen.

Nadat de leidende toezichthouder een ontwerpbesluit heeft overlegd aan de andere toezichthouders, hebben deze de mogelijkheid om ‘relevante en gemotiveerde bezwaren’ in te dienen. Als er geen consensus is tussen de toezichthouders, kan dit leiden tot een geschillenbeslechtingsprocedure gebaseerd op artikel 65 AVG. In een dergelijke geschillenbeslechtingsprocedure stelt de EDPB vervolgens een bindend besluit vast. Hoewel de Commissie erkent dat voornoemde geschillenbeslechtingsprocedure een essentieel element is voor de consistente handhaving van de AVG, merkt zij op dat deze alleen dient te worden ingezet in exceptionele gevallen. De geschillenbeslechtingsprocedure neemt namelijk veel tijd in beslag.

Om te voorkomen dat artikel 65 AVG ten overvloede wordt gebruikt, dient de samenwerking tussen toezichthouders vóór het ontwerpbesluit van leidende toezichthouder te worden verbeterd. Een gebrek aan voldoende samenwerking in dit vroege stadium kan er namelijk toe leiden dat een groot aantal zaken aan lange geschillenbeslechtingsprocedures wordt onderworpen.

Aanbevelingen van de Commissie

Om voornoemde problematiek rondom het OSS te verhelpen, beoogt de Commissie procedureregels vast te stellen voor bepaalde fasen van het onderzoeksproces in grensoverschrijdende zaken. De voorstellen voor een betere werking van het samenwerkingsmechanisme en geschillenbeslechting zijn hieronder samengevat.

Ten aanzien van de klachtprocedure bevat het voorstel een formulier waarin de vereisten voor een ‘juiste’ klacht zijn vastgesteld. Elke toezichthouder dient op basis van dit formulier te beoordelen of de klacht dient te worden toegewezen dan wel geweigerd. De Commissie probeert hiermee onenigheid tussen verschillende toezichthouders te voorkomen. Dit dient zowel de rechtszekerheid van de klagers, als de betere en snellere samenwerking tussen de toezichthouders.

Ook dient het voorstel de procedurele rechten van de partijen die worden onderzocht te harmoniseren. Zo verstrekt het voorstel aan de betrokken partijen het recht om gehoord te worden bij sleutelpunten in de procedure. Ook het recht op informatie wordt behandeld in het voorstel. Dit zorgt ervoor dat deze rechten consequent worden gehandhaafd, ongeacht de bevoegdheid van de toezichthouder die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van het onderzoek.

Wat betreft het samenwerkingsmechanisme, geeft de Commissie een raamwerk voor de verschillende toezichthouders om vroeg in de onderzoeksfase hun zienswijze naar voren te brengen – niet pas nadat een besluitvoorstel is gepubliceerd. De Commissie wil meer inhoud geven aan de eis dat de toezichthouders vroegtijdig samenwerken en relevante informatie uitwisselen. Zo legt het voorstel legt ter invulling van de vroege samenwerking gedetailleerde voorschriften vast met betrekking tot de vorm en structuur van de relevante bezwaren van de betrokken toezichthouders. Ook wil het voorstel deadlines instellen voor de samenwerking tussen de toezichthouders.

Wat nu?

Zoals benoemd dient het voorstel het OSS te verbeteren op drie belangrijke punten. Alhoewel de tekst van het nieuwe voorstel zeker verbetering teweeg kan brengen, zijn er over de daadwerkelijke verbeteringen voor betrokken reeds zorgen geuit, onder andere door BEUC en NOYB.

In hoeverre het huidige voorstel stand houdt, zal moeten blijken. Het voorstel zal nu eerst de gewone wetgevingsprocedure van de EU moeten doorlopen, waarbij het Europees Parlement en de Raad van de Europese Unie betrokken worden. Het is dus afwachten wat de zienswijze van deze instanties is.