Wat mag u, als werkgever, registreren over uw zieke werknemers?

Terug naar articles

25 april, 2016

Algemene Verordening Gegevensbescherming | Considerati

Op 21 april jl. heeft de privacy waakhond haar beleidsregels voor de verwerking van gegevens over de gezondheid van werknemers gepresenteerd. Daarmee heeft zij de publicatie ‘De zieke werknemer en privacy’ van februari 2008 herzien en geactualiseerd. De oudere publicatie wordt daarmee ook vervangen.

De Autoriteit Persoonsgegevens (hierna: AP) heeft de beleidsregels onderverdeeld in de volgende onderdelen: de sollicitatieprocedure, de ziekmelding en ziekteverzuimbegeleiding/re-integratie. Tevens geeft ze een overzicht van bewaartermijnen van een in een ziektedossier verzamelde gegevens. Gegevens over iemands gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens. Voor het verwerken van bijzondere persoonsgegevens gelden strikte voorwaarden, omdat onvoldoende bescherming ervan veel impact kan hebben op de privacy van betrokkenen.

Gedurende een sollicitatieprocedure mag de werkgever geen vragen stellen over de gezondheid (zowel verleden als heden) van een sollicitant. Ook mag een organisatie geen informatie over iemands gezondheid opvragen bij de voormalige werkgever(s). Als een sollicitant waarschijnlijk ongeschikt is voor de functie waarop hij solliciteert, is de sollicitant wel verplicht te melden dat hij klachten heeft die hem ongeschikt kunnen maken voor de functie. Ook zijn er functies waarvoor een sollicitant medische keuringen moet doorlopen; zulke gegevens mag een werkgever wel verwerken mits dit verplicht is voor de functie en de sollicitant hier vóór het starten van de procedure al van op de hoogte is gesteld (bijvoorbeeld via de vacaturetekst).

Als een werknemer zich ziek meldt, mag een werkgever de volgende gegevens over diens gezondheid vragen en registreren:

  • Het telefoonnummer waarop de werknemer te bereiken is en (verpleeg)adres;
  • De vermoedelijke duur van het verzuim;
  • De lopende afspraken en werkzaamheden;
  • Of de werknemer onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt (maar niet onder welke vangnetbepaling hij valt);
  • Of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval;
  • Of er sprake is van een verkeersongeval waarbij een eventueel aansprakelijke derde betrokken is (regresmogelijkheid).

De werkgever mag dus in beginsel geen andere gegevens over de gezondheid verwerken dan de hierboven genoemde gegevens. Dit mag ook niet met toestemming van de werknemer en ook niet wanneer deze vrijwillig zijn verstrekt; het noodzakelijkheidsvereiste geldt namelijk in beide gevallen. De werkgever mag dus registreren dát een werknemer ziek is (‘werknemer X is ziek’), maar niet waarom of wat deze werknemer heeft (‘werknemer X heeft koorts’). Alleen indien het strikt noodzakelijk is dat bijvoorbeeld directe collega’s in geval van nood weten hoe te handelen, is het geoorloofd door de werknemer verstrekte gegevens over diens ziekte te registreren (denk hierbij aan epilepsie of diabetes).

Hierna volgt de fase ziekteverzuimbegeleiding/re-integratie. In deze fase komt de bedrijfsarts/arbodienst om de hoek kijken. Een bedrijfsarts/arbodienst mag bij ziekteverzuimbegeleiding alleen die informatie verschaffen aan een werkgever die deze nodig heeft om een beslissing te nemen over loondoorbetaling, verzuimbegeleiding en re-integratie. Een werkgever, op zijn beurt, mag naast de gegevens van de ziekmelding, enkel de gegevens verwerken die de bedrijfsarts/arbodienst aan hem heeft verstrekt over:

  • De werkzaamheden waartoe de werknemer niet meer of nog wel in staat is (functionele beperkingen, restmogelijkheden en implicaties voor het soort werk dat de werknemer nog kan doen);
  • De verwachte duur van het verzuim;
  • De mate waarin de werknemer arbeidsongeschikt is (gebaseerd op functionele beperkingen, restmogelijkheden en implicaties voor het soort werk dat de werknemer nog kan doen);
  • Eventuele adviezen over aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies die de werkgever voor de re-integratie moet treffen.

Tot slot gelden er ten aanzien van gezondheidsgegevens op de werkvloer enkele bewaartermijnen. De werkgever mag administratieve verzuimgegevens tot maximaal twee jaar na afloop van de arbeidsrelatie bewaren, tenzij de werkgever eigenrisicodrager Ziektewet is (dan geldt voor de werkgever een termijn van vijf jaar).

Wilt u meer weten over wat u als werkgever nu precies wel en niet mag vragen aan uw werknemers? Neem dan gerust contact met ons op!

Considerati_Iris_T
Iris Tasevski

Juridisch Adviseur

Gerelateerde blogs

hires

Privacyweken op NPO 3 met Bart Schermer

Bart Schermer, partner bij Considerati, trapt 17 oktober de privacyweken af op NPO 3 met zijn...

Lees meer

WIV | Considerati

Voorwaarden voor het monitoren van telefoongebruik van werknemer

De Rechtbank Zeeland-West-Brabant heeft recent uitspraak gedaan in een zaak waarin een werknemer...

Lees meer

Op de hoogte blijven?

Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief. Zie ons privacy statement.