Hoe borgt u duurzame bewustwording?

Het is van essentieel belang dat uw medewerkers zich ook bewust zijn van regels en procedures rondom privacywetgeving. Want als er niet alert wordt omgegaan met de gegevensverwerking binnen uw organisatie, riskeert u reputatieschade en hoge boetes. In dit laatste deel van mijn emailreeks 'Hoe staat uw organisatie er sinds de AVG voor?' kijk ik daarom naar bewustwording binnen uw organisatie.

Borging van bewustzijn

Het duurzaam inbedden van bewustzijn is een struikelpunt voor veel organisaties. Nadat nieuw beleid of processen opgesteld zijn, wordt er vaak een sessie ingepland om medewerkers kort toe te lichten wat dit betekent voor de organisatie. Toch is het vaak zo dat snel hierna medewerkers niet meer weten wat de specifieke regels zijn of wanneer deze van toepassing zijn. Dit is een voorbeeld van een vaak terugkerende situatie waarbij getracht wordt bewustzijn te creëren zonder de duurzaamheid daarvan te garanderen.

Gericht campagne voeren

Als de regels, het beleid en de procedures eenmaal opgesteld zijn, is het tijd om na te denken over wat de beste manier is om de medewerkers hiervan bewust te maken. Want bewust maken wil niet zeggen dat het doorsturen van een nieuw beleidsdocument voldoende is.

In de meeste gevallen is er een gerichte campagne of uitleg nodig rondom het belang van het beleidsdocument en het effect daarvan op de organisatie in het algemeen. Pas als medewerkers het belang hiervan inzien kan bewustzijn op een houdbare manier gecreëerd worden.

Kracht van herhaling

Door middel van e-learnings, videoboodschappen of terugkerende en praktische trainingen kan een organisatie medewerkers op de hoogte stellen van (nieuwe) regels, beleid of procedures. Het is hierbij van belang dat de informatie die gedeeld wordt met de medewerkers niet te algemeen of alomvattend is.

Ook postercampagnes en duidelijk gestructureerde en toegankelijke intranet of bestandsdelingspagina’s zijn belangrijk. Door medewerkers er zo vaak mogelijk, en op verschillende manieren, aan te herinneren dat hun aandacht vereist is op het gebied van privacy en gegevensbescherming, zal bewustzijn aanzienlijk bevorderen. Het makkelijk vindbaar maken en herhaaldelijk delen van relevante documenten zoals beleidsregels, verklaringen, richtlijnen of factsheets zorgt er tevens voor dat medewerkers snel bij de benodigde informatie kunnen tijdens hun dagelijkse werkzaamheden.

Praktijktraining

Gerichte trainingen met een praktische insteek hebben veel sneller de kans om de aandacht van de medewerkers te trekken. Denk hierbij aan uitleg over de specifieke taken die verwacht worden van een HR- of marketingmedewerker en trainingen over hoe die taken stapsgewijs uitgevoerd kunnen worden.

Stel een communicatieplan op

Het opstellen van een plan binnen de organisatie om bewustzijn te creëren en te bevorderen biedt voor veel organisaties een mogelijkheid om na te gaan wat de beste aanpak is. Dergelijke plannen kunnen zowel snelle en makkelijke acties beschrijven, zoals bijvoorbeeld het opstellen van een intranet pagina waar relevante bestanden gedeeld kunnen worden, maar ook de nood voor een alomvattende cursus of training beschrijven, zoals bijvoorbeeld een e-learning training.

Door middel van het opstellen van dergelijk plan kunnen organisaties op een gestructureerde manier in kaart brengen wat voor hun de beste oplossingen zijn om bewustzijn op een houdbare en budgetvriendelijke manier te bevorderen.

Welke gerichte trainingen, campagnes en intranet initiatieven zijn binnen uw organisatie uitgerold?

Considerati kan organisaties ondersteunen bij het in kaart brengen van de verschillende oplossingen en het opstellen van een juiste aanpak die aansluit bij de omvang en vraag van de organisatie. Neem gerust contact met ons op voor meer informatie.

Bart Schermer Partner