Het recht van betrokkenen

Met de komst van de AVG zijn mensen zich ook bewuster geworden van hun eigen privacy. Dit artikel is onderdeel van mijn e-mailreeks 'Hoe staat uw organisatie er sinds de AVG voor?'. In dit eerste deel van een reeks van vier, sta ik stil bij de rechten van betrokkenen. Wat zijn deze precies? Wat betekenen deze voor uw organisatie?

Groeiend bewustzijn

Betrokkenen zijn zich meer en meer bewust van de invloed die zij door middel van hun rechten kunnen uitoefenen op organisaties die hun persoonsgegevens verwerken.

Het is belangrijk dat betrokkenen goed geïnformeerd worden over de verwerking van hun persoonsgegevens en dat zij, waar van toepassing, zeggenschap toegekend krijgen over de verwerking van hun eigen persoonsgegevens. Dit gebeurt mede door het naleven van de rechten die betrokkenen hebben. Overigens is dit niet alleen voor betrokkenen belangrijk, maar ook voor organisaties. Bewust en verantwoord omgaan met persoonsgegevens betekent voor organisaties dat zij op een gerechtvaardigde manier persoonsgegevens verwerken.

Toch levert de naleving van de rechten van betrokkenen al snel organisatorische problemen op. Vaak is er geen begrip van de strekking of omvang van een verzoek, heerst er paniek rondom de communicatie richting betrokkenen of zijn er gewoonweg geen middelen of heldere richtlijnen om het verzoek tijdig en naar behoren af te handelen. Daarbij komt dat de rechten van betrokkenen onder de AVG niet absoluut zijn, wat betekent dat een betrokkene zich niet in elke situatie hierop kan beroepen. 

Duidelijk proces voor opvolging van verzoeken

Het is van belang dat (met name data gedreven) organisaties die in direct contact staan met hun klanten duidelijk in kaart brengen hoe verzoeken behandeld moeten worden. Hierbij moet de organisatie weloverwogen maatstaven in kaart brengen om misbruik van rechten tijdig op te merken en tegen te gaan. Dit kan door de opstelling van een duidelijk plan of proces wat er tevens toe leidt dat er geen overbodige middelen verbruikt worden bij de opvolging en naleving van rechten van betrokkenen.

Organisaties hebben veelal ingewikkelde IT-structuren die bestaan uit meerdere systemen of applicaties. Het nagaan of, en zo ja waar, persoonsgegevens binnen het IT-landschap verwerkt worden blijkt voor veel organisaties niet alleen een lastige maar ook een zeer tijdrovende klus te zijn. Alvorens een organisatie een verzoek in behandeling neemt is het daarom verstandig om eerst te verifiëren of het verzoek en de identiteit van de betrokkene geldig zijn. Vervolgens kan de organisatie zich richten op de afhandeling van het verzoek. Het formuleren van een stappenplan, die bij de in behandeling name en bij de afhandeling gevolgd moet worden, is van groot belang. Naast het bepalen van de stappen dienen organisaties tevens na te denken over de vorm en inhoud van de afhandeling van een verzoek.

Softwareoplossingen

Er zijn verschillende software oplossingen bedacht om organisaties met ingewikkelde IT-structuren te ondersteunen bij de afhandeling van rechten van betrokkenen. Dergelijke software biedt naast ondersteuning bij de administratie en planning rondom ontvangen en lopende verzoeken ook ondersteuning bij het lokaliseren en aanpassen van persoonsgegevens in verschillende systemen. Een mooi voorbeeld van een software oplossing is Privacy Perfect.

Dit soort software biedt hulp, maar is geen uitweg. Organisaties moeten alsnog zelf een afweging maken met betrekking tot bijvoorbeeld de hoeveelheid informatie die gedeeld kan worden, welke informatie achterwege gelaten wordt of wanneer gedeelde informatie inbreuk maakt op de rechten en vrijheden van andere betrokkenen. 

Voorkom organisatorische problemen

Een goed gestructureerd stappenplan biedt in de meeste gevallen zekerheid voor een organisatie bij de naleving van rechten van betrokkenen. Dergelijke plannen moeten opgesteld worden naargelang de soort organisatie en moeten de specifieke omstandigheden van elk verzoek benoemen. Een ongestructureerde aanpak leidt vaak tot organisatorische problemen en hoge kosten. Slechte afhandeling geeft tevens een slordige indruk richting betrokkenen.

Hoe gaat u om met de rechten van betrokkenen?

Tot zover onze inzichten over het belang van een gestructureerde aanpak rondom de rechten van betrokkenen. Considerati heeft ruime ervaring met het opstellen van een aanpak omtrent de rechten van betrokkenen. Neem gerust contact met ons op voor meer informatie. 

Bart Schermer Partner